Okunmak için yazılmış standart işleme koşulları.

1. Taraflar ve roller

Bu koşullar, Tyllus aboneliği alan müşteri ile Tyllus'u işleten şirket arasında geçerlidir: Kodex Bilişim Teknolojileri Anonim Şirketi, Tyllus ticari adıyla, Altınşehir Mah. 228. Sok. No:44, 16120 Nilüfer / Bursa, Türkiye.

Çalışma alanı kayıtlarında, belgelerinde ve partner bilgilerinde yer alan kişisel veri bakımından müşteri veri sorumlusu, Tyllus ise veri işleyendir. Tyllus bu veriyi yalnızca müşterinin belgelenmiş talimatlarıyla işler; bu talimatlar ürünün kullanılmasıyla, yazılı destek talepleriyle ve bu koşulların Kullanım Koşulları ile Gizlilik Politikası birlikte okunmasıyla verilir.

Hesap yönetimi, faturalama, güvenlik ve müşterinin kendi kullanıcılarıyla yapılan hizmet iletişimi bakımından Tyllus veri sorumlusu olarak hareket eder. Bu işleme burada değil, Gizlilik Politikası'nda anlatılır.

2. Konu ve süre

Konu, Tyllus'u sunmak için gereken işlemedir: siparişleri, sevkiyatları, partner takibini, belge toplamayı, takip bağlamını, maliyetleri, gümrük koordinasyonunu, istisnaları ve raporlamayı kapsayan bir ithalat operasyonu çalışma alanı.

İşleme, müşteri Tyllus'u ilk kullandığında başlar ve abonelik etkin olduğu sürece devam eder. Sona ermeden sonra işleme, 12. bölümün ve Gizlilik Politikası'ndaki saklama koşullarının izin verdiğiyle sınırlıdır.

3. İşlemenin niteliği ve amacı

Tyllus kişisel veriyi yalnızca aşağıdaki amaçlarla işler.

• Hesapların, çalışma alanlarının, üyeliklerin ve rollerin oluşturulması ve yönetilmesi.
• Siparişlerin, sevkiyatların ve bunlara bağlı kayıtların saklanması, düzenlenmesi ve gösterilmesi.
• Yüklenen belgelerin alınması ve saklanması ile müşterinin incelemesi için alan değerleri önermek üzere okunması.
• Müşteri adına, kendi kullanıcılarına ve belirlediği partnerlere e-posta gönderilmesi ve bu partnerlerin gönderdiklerinin toplanması.
• Müşterinin girdiği numaralardan konteyner ve booking takip bağlamının sorgulanması.
• Maliyet hesaplanması, rapor üretilmesi ve denetim amacıyla etkinlik kayıtlarının yazılması.
• Destek verilmesi, arızaların incelenmesi, kötüye kullanımın önlenmesi ve hizmetin güvenli tutulması.
• Aboneliğin faturalanması ve faturalamanın gerektirdiği kayıtların tutulması.

4. Veri kategorileri ve ilgili kişiler

Çalışma alanına ne konulacağına müşteri karar verir; bu nedenle içerik değişir. Olağan kullanımda aşağıdakiler geçerlidir.

5. Tyllus'a konulmaması gereken veri

Tyllus, GDPR 9. madde kapsamındaki özel nitelikli kişisel verileri, ceza mahkûmiyeti verilerini, ödeme kartı numaralarını, gümrük dosyasının parçası olmayan kimlik belgesi görüntülerini ve çocuklara ait kişisel verileri istemez ve bunları tutmak üzere tasarlanmamıştır.

Müşteri buna rağmen böyle veriyi çalışma alanına koyarsa bunu kendi sorumluluğunda yapar ve işlemenin değerlendirilebilmesi veya verinin kaldırılabilmesi için Tyllus'a bildirmelidir.

6. Müşterinin sorumlulukları

Veri sorumlusu olarak müşteri, çalışma alanındaki kişisel verinin neden ve nasıl işleneceğine karar verir.

• Tyllus'a koyduğu kişisel veri için hukuki dayanağa sahip olmak; partner çalışanlarının verisi ve yüklenen belgelerde adı geçen kişiler dâhil.
• Kendi ilgili kişilerine hak ettikleri aydınlatmayı yapmak.
• Girdiği partner e-posta adreslerinin doğru olmasını ve bu adreslere gönderim yapmanın uygun olmasını sağlamak.
• Kendi üyelerini, rollerini ve ayrılış süreçlerini yönetmek; biri ayrıldığında erişimi kaldırmak.
• Gümrük, muhasebe, vergi veya hukuki nedenlerle saklaması gereken kayıtların kendi kopyalarını tutmak.
• Kendi ilgili kişilerine yanıt vermek; Tyllus destek olur ama müşteri adına yanıt vermez.

7. Tyllus'un sorumlulukları

Veri işleyen olarak Tyllus, müşteri adına işlediği kişisel veri için aşağıdaki yükümlülükleri taahhüt eder.

• Kişisel veriyi yalnızca müşterinin belgelenmiş talimatlarıyla işlemek ve bir talimat ilgili veri koruma mevzuatını ihlal ediyor görünüyorsa bunu bildirmek.
• Kişisel veriyi gizli tutmak ve erişebilen kişileri gizlilikle bağlamak.
• 10. bölümde anlatılan güvenlik önlemlerini uygulamak.
• Alt işleyenleri yalnızca 8. bölümdeki koşullarla görevlendirmek.
• 11. bölümde anlatıldığı gibi ilgili kişi taleplerinde, etki değerlendirmelerinde ve ön görüşlerde müşteriye destek olmak.
• Müşterinin verisini etkileyen bir kişisel veri ihlalinden haberdar olduktan sonra gecikmeksizin, o an elindeki bilgiyle müşteriyi bilgilendirmek.
• Sona ermede kişisel veriyi 12. bölümde anlatıldığı gibi silmek veya iade etmek.
• Müşterinin bu yükümlülüklere uyumu gösterebilmesi için gereken bilgiyi sunmak.

8. Alt işleyenler

Müşteri, Tyllus'un alt işleyen görevlendirmesi için genel yetki verir. Güncel alt işleyen listesi ve ilgili işleme bilgileri talep üzerine Tyllus tarafından paylaşılır.

Tyllus her alt işleyene bu koşullarla esasen eşdeğer veri koruma yükümlülükleri getirir ve alt işleyenin ifasından müşteriye karşı tam sorumlu kalır.

Müşteri team@tyllus.com adresine yazarak itiraz edebilir; Tyllus işlemeyi ve önlenip önlenemeyeceğini açıklar, makul bir çözüm bulunamazsa müşteri aboneliğin etkilenen kısmını sonlandırabilir.

9. Yurt dışı aktarımlar

Tyllus kişisel veriyi Amerika Birleşik Devletleri'nde ve Avrupa Birliği'nde işler; alt işleyenler veriyi başka ülkelerde de işleyebilir. Güncel işleme konumları için Tyllus ile iletişime geçin.

AB veya Birleşik Krallık hukukuyla korunan kişisel veri, yeterlilik kararı bulunmayan bir ülkeye aktarıldığında Tyllus, Avrupa Komisyonu Standart Sözleşme Hükümlerini ve UK GDPR geçerliyse Birleşik Krallık Ek Belgesini, bu koşulların karşılıklı imzalı kopyasının parçası olarak sunar. Türk hukukuyla korunan kişisel veride aktarım, o hukukun izin verdiği bir dayanakla yapılır ve aynı imzalı kopyada kayda geçirilir.

Tyllus her alt işleyen için aktarım etki değerlendirmesi yapmadı ve yayımlamıyor. İncelemeniz bunu gerektiriyorsa satın almadan önce belirtin.

10. Güvenlik önlemleri

Uygulanan teknik ve idari önlemler güvenlik sayfasında ayrıntılı anlatılır; burada özetlenir.

• Aktarımdaki trafiğin şifrelenmesi ve saklanan verinin platform tarafından beklemede şifrelenmesi.
• Erişimin çalışma alanı ve atanmış rolle sınırlanması; yalnızca arayüzde değil depolama kurallarında uygulanması.
• Davetler, partner talepleri ve dosya paylaşımı için süreli bağlantılar.
• Erişim bilgilerinin yönetilen bir gizli bilgi servisinde tutulması; sayfa kodunda veya destek yazışmasında yer almaması.
• Girişler, yüklemeler, silmeler ve partner bağlantı kullanımı için etkinlik kayıtları.
• Web uygulamasından gelen taleplerde kötüye kullanım önleme kontrolleri.
• Hizmetin kurtarılabilmesi için yönetilen platform yedekleri.

11. Destek ve denetim

İşlemenin niteliğini ve elindeki bilgiyi dikkate alarak Tyllus; ilgili kişi taleplerinin yanıtlanmasında, veri koruma etki değerlendirmelerinde ve denetim makamıyla ön görüşmede müşteriye destek olur.

Tyllus bu koşullara uyumun gösterilmesi için gereken bilgiyi sunar ve yazılı güvenlik ile gizlilik sorularını yanıtlar. Doldurulmuş standart bir anket hazır belge olarak tutulmaz; sorular tek tek yanıtlanır.

Tyllus'un denetim yerine sunabileceği bir denetim raporu yoktur. İlgili mevzuat müşteriye denetim hakkı veriyorsa denetim; makul yazılı bildirimle, bir ihlal veya denetim makamı gerektirmedikçe yılda bir defadan fazla olmamak üzere, mesai saatlerinde, hizmeti aksatmadan, gizlilik altında ve müşterinin masrafıyla düzenlenir.

12. Sona ermede silme ve iade

Abonelik etkinken müşteri ihtiyaç duyduğu kayıt ve belgeleri dışa aktarabilir veya indirebilir. Bunu sona ermeden önce yapın.

Sona ermeden sonra Tyllus, müşteri adına işlediği kişisel veriyi yazılı talep üzerine siler veya iade eder; ilgili mevzuatın saklamayı zorunlu kıldığı ya da hukuki, muhasebe, güvenlik, uyuşmazlık veya yedekleme amaçlarıyla makul ölçüde gerekli olduğu hâller hariçtir. Bu durumda geçerli saklama süresi Gizlilik Politikası'nda anlatılır.

Yedekler bulut platformunun kendi döngüsünde geçersizleşir ve tek tek silinmez. Yedekte kalan kişisel veri, döngüden çıkana kadar bu koşullara tabidir.

13. Öncelik sırası ve değişiklikler

Bu koşullar Tyllus Kullanım Koşulları'nı tamamlar. Müşteri ile Tyllus arasında karşılıklı imzalı bir veri işleme sözleşmesi varsa, o müşteri için imzalı belge bu sayfaya üstün gelir. Aksi hâlde bu koşullar ile Kullanım Koşulları birlikte uygulanır ve sorumluluk, garanti ve fesih konularında Kullanım Koşulları geçerlidir.

Ürün ve alt işleyen listesi değiştikçe Tyllus bu sayfayı güncelleyebilir. İnceleme tarihi sayfanın başında yazar; esaslı bir değişiklik changelog sayfasına işlenir.

14. İletişim

Bu koşulların karşılıklı imzalı kopyası, ilgili kişi talebi, güvenlik veya gizlilik sorusu ya da bir alt işleyene itiraz için team@tyllus.com adresine yazın. Talebin doğru yönlendirilmesi için "Data processing agreement" konusunu kullanın.

Tyllus bir Veri Koruma Görevlisi atamadı ve mevcut ölçeğinde atamak zorunda değildir. Talepler yukarıdaki adresten ekip tarafından karşılanır.

Şirket: Kodex Bilişim Teknolojileri Anonim Şirketi, Altınşehir Mah. 228. Sok. No:44, 16120 Nilüfer / Bursa, Türkiye.