Términos estándar de tratamiento, escritos para leerse.

1. Partes y funciones

Estos términos se aplican entre el cliente que contrata Tyllus y la empresa que opera Tyllus: Kodex Bilişim Teknolojileri Anonim Şirketi, que actúa como Tyllus, Altınşehir Mah. 228. Sok. No:44, 16120 Nilüfer / Bursa, Türkiye.

Respecto de los datos personales contenidos en los registros del espacio de trabajo, los documentos y los datos de socios, el cliente es el responsable del tratamiento y Tyllus es el encargado. Tyllus trata esos datos únicamente conforme a las instrucciones documentadas del cliente, que se dan al usar el producto, mediante solicitudes escritas de soporte y mediante estos términos leídos junto con las Condiciones de uso y la Política de privacidad.

Respecto de la administración de la cuenta, la facturación, la seguridad y las comunicaciones de servicio con los usuarios del cliente, Tyllus actúa como responsable. Ese tratamiento se describe en la Política de privacidad, no aquí.

2. Objeto y duración

El objeto es el tratamiento necesario para prestar Tyllus: un espacio de trabajo de operaciones de importación que cubre pedidos, envíos, seguimiento de socios, recogida de documentos, contexto de rastreo, costes, coordinación aduanera, incidencias e informes.

El tratamiento comienza cuando el cliente usa Tyllus por primera vez y continúa mientras la suscripción esté activa. Tras la terminación, el tratamiento se limita a lo que permiten la sección 12 y las condiciones de conservación de la Política de privacidad.

3. Naturaleza y finalidad del tratamiento

Tyllus trata datos personales únicamente para las finalidades siguientes.

• Crear y administrar cuentas, espacios de trabajo, pertenencias y roles.
• Guardar, organizar y mostrar pedidos, envíos y sus registros asociados.
• Recibir y guardar los documentos cargados y leerlos para proponer valores que el cliente revisa.
• Enviar correo por cuenta del cliente a sus propios usuarios y a los socios que designe, y recoger lo que esos socios envían.
• Consultar el contexto de seguimiento de contenedores y reservas a partir de los números que introduce el cliente.
• Calcular costes, generar informes y escribir registros de actividad con fines de auditoría.
• Prestar soporte, investigar fallos, prevenir el abuso y mantener seguro el servicio.
• Facturar la suscripción y conservar los registros que la facturación exige.

4. Categorías de datos e interesados

El cliente decide qué introduce en su espacio de trabajo, por lo que el contenido varía. En un uso normal se aplica lo siguiente.

5. Datos que no deben introducirse en Tyllus

Tyllus no solicita ni está diseñado para conservar categorías especiales de datos personales del artículo 9 del RGPD, datos relativos a condenas penales, números de tarjeta de pago, imágenes de documentos de identidad que no formen parte de un expediente aduanero ni datos personales de menores.

Si el cliente introduce igualmente esos datos en un espacio de trabajo, lo hace bajo su propia responsabilidad y debe comunicarlo a Tyllus para que el tratamiento pueda valorarse o los datos retirarse.

6. De qué responde el cliente

Como responsable, el cliente decide por qué y cómo se tratan los datos personales de su espacio de trabajo.

• Contar con una base jurídica para los datos personales que introduce en Tyllus, incluidos los del personal de sus socios y los de las personas nombradas en documentos cargados.
• Facilitar a sus propios interesados la información a la que tienen derecho.
• Asegurarse de que las direcciones de correo de socios que introduce son correctas y de que escribirles resulta apropiado.
• Gestionar a sus miembros, los roles y las bajas, retirando el acceso cuando alguien se marcha.
• Guardar copias propias de los registros que deba conservar por motivos aduaneros, contables, fiscales o legales.
• Responder a sus propios interesados; Tyllus asiste pero no responde en nombre del cliente.

7. De qué responde Tyllus

Como encargado del tratamiento, Tyllus asume los deberes siguientes respecto de los datos personales que trata por cuenta del cliente.

• Tratar los datos personales únicamente conforme a las instrucciones documentadas del cliente, y advertirlo si una instrucción parece infringir la normativa de protección de datos aplicable.
• Mantener la confidencialidad de los datos personales y vincular a confidencialidad a quienes pueden acceder a ellos.
• Aplicar las medidas de seguridad descritas en la sección 10.
• Recurrir a subencargados solo en los términos de la sección 8.
• Asistir al cliente con las solicitudes de los interesados, las evaluaciones de impacto y las consultas previas, según la sección 11.
• Notificar al cliente sin dilación indebida tras tener conocimiento de una violación de datos personales que le afecte, con la información disponible en ese momento.
• Suprimir o devolver los datos personales al terminar el contrato, según la sección 12.
• Poner a disposición la información que el cliente necesita para demostrar el cumplimiento de estos deberes.

8. Subencargados

El cliente autoriza con carácter general a Tyllus a recurrir a subencargados. Tyllus facilita, previa solicitud, la lista actual y los detalles pertinentes del tratamiento.

Tyllus impone a cada subencargado obligaciones de protección de datos sustancialmente equivalentes a estos términos y sigue siendo plenamente responsable ante el cliente por la actuación del subencargado.

El cliente puede oponerse escribiendo a team@tyllus.com; Tyllus explicará el tratamiento y si puede evitarse y, si no se encuentra una solución razonable, el cliente podrá terminar la parte afectada de la suscripción.

9. Transferencias internacionales

Tyllus trata datos personales en Estados Unidos y en la Unión Europea; los subencargados pueden tratarlos también en otros países. Solicita a Tyllus los detalles actualizados de los lugares de tratamiento.

Cuando datos personales protegidos por el derecho de la Unión Europea o del Reino Unido se transfieren a un país sin decisión de adecuación, Tyllus ofrece las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea y, cuando se aplica el RGPD del Reino Unido, su adenda, como parte de la copia firmada por ambas partes de estos términos. Para los datos personales protegidos por el derecho turco, las transferencias se realizan sobre una base permitida por ese derecho y quedan recogidas en esa misma copia firmada.

Tyllus no ha realizado ni publica una evaluación de impacto de las transferencias para cada subencargado. Si tu revisión exige una, plantéalo antes de comprar.

10. Medidas de seguridad

Las medidas técnicas y organizativas aplicadas se describen por extenso en la página de seguridad y se resumen aquí.

• Cifrado del tráfico en tránsito y cifrado de los datos almacenados en reposo por la plataforma.
• Acceso limitado al espacio de trabajo y al rol asignado, aplicado en las reglas de almacenamiento y no solo en la interfaz.
• Enlaces con caducidad para invitaciones, solicitudes a socios y archivos compartidos.
• Custodia de credenciales en un servicio gestionado de secretos, nunca en el código de las páginas ni en mensajes de soporte.
• Registros de actividad de inicios de sesión, cargas, eliminaciones y uso de enlaces de socios.
• Comprobaciones antiabuso sobre las solicitudes procedentes de la aplicación web.
• Copias de seguridad gestionadas por la plataforma para poder recuperar el servicio.

11. Asistencia y auditoría

Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información a su alcance, Tyllus asiste al cliente en la respuesta a las solicitudes de los interesados, en las evaluaciones de impacto en protección de datos y en la consulta previa a una autoridad de control.

Tyllus pone a disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento de estos términos y responde por escrito a preguntas de seguridad y privacidad. Un cuestionario estándar ya cumplimentado no se mantiene como documento fijo: las preguntas se responden una a una.

Tyllus no dispone de un informe de auditoría que pueda aportarse en lugar de una auditoría. Cuando la normativa aplicable reconozca al cliente un derecho de auditoría, esta se organiza con preaviso escrito razonable, no más de una vez al año salvo que una violación o una autoridad de control exijan otra cosa, en horario laboral, sin interrumpir el servicio, bajo confidencialidad y a costa del cliente.

12. Supresión y devolución al terminar

Mientras la suscripción está activa el cliente puede exportar o descargar los registros y documentos que necesite. Hazlo antes de la terminación.

Tras la terminación, a petición escrita Tyllus suprime o devuelve los datos personales tratados por cuenta del cliente, salvo cuando la conservación sea exigida por la normativa aplicable o razonablemente necesaria por motivos legales, contables, de seguridad, de disputa o de copia de seguridad. La Política de privacidad describe el plazo de conservación aplicable en ese caso.

Las copias de seguridad salen del ciclo propio de la plataforma en la nube y no se eliminan elemento a elemento. Los datos personales que sigan en una copia permanecen sujetos a estos términos hasta que la copia salga del ciclo.

13. Orden de prelación y cambios

Estos términos complementan las Condiciones de uso de Tyllus. Si entre el cliente y Tyllus se firma un acuerdo de tratamiento de datos por ambas partes, para ese cliente el documento firmado prevalece sobre esta página. En caso contrario, estos términos y las Condiciones de uso se aplican conjuntamente, y las Condiciones de uso rigen la responsabilidad, las garantías y la terminación.

Tyllus puede actualizar esta página a medida que cambian el producto y la lista de subencargados. La fecha de revisión figura al principio de la página y un cambio sustancial se recoge en el changelog.

14. Contacto

Escribe a team@tyllus.com para pedir una copia firmada por ambas partes de estos términos, para una solicitud de un interesado, para una pregunta de seguridad o privacidad o para oponerte a un subencargado. Usa el asunto "Data processing agreement" para que la solicitud se dirija correctamente.

Tyllus no ha designado un delegado de protección de datos y no está obligado a hacerlo con su tamaño actual. Las solicitudes las atiende el equipo en la dirección indicada.

Empresa: Kodex Bilişim Teknolojileri Anonim Şirketi, Altınşehir Mah. 228. Sok. No:44, 16120 Nilüfer / Bursa, Türkiye.