Condizioni standard di trattamento, scritte per essere lette.

1. Parti e ruoli

Queste condizioni valgono tra il cliente che sottoscrive Tyllus e la società che gestisce Tyllus: Kodex Bilişim Teknolojileri Anonim Şirketi, che opera come Tyllus, Altınşehir Mah. 228. Sok. No:44, 16120 Nilüfer / Bursa, Türkiye.

Per i dati personali contenuti nei dati del workspace, nei documenti e nei contatti dei partner, il cliente è titolare del trattamento e Tyllus è responsabile del trattamento. Tyllus tratta quei dati solo sulla base delle istruzioni documentate del cliente, che vengono date usando il prodotto, con richieste scritte di assistenza e con queste condizioni lette insieme alle Condizioni d'uso e all'Informativa sulla privacy.

Per l'amministrazione dell'account, la fatturazione, la sicurezza e le comunicazioni di servizio con gli utenti del cliente, Tyllus agisce come titolare. Quel trattamento è descritto nell'Informativa sulla privacy, non qui.

2. Oggetto e durata

L'oggetto è il trattamento necessario per erogare Tyllus: un ambiente di lavoro per operazioni di importazione che copre ordini, spedizioni, sollecito dei partner, raccolta documenti, contesto di monitoraggio, costi, coordinamento doganale, eccezioni e reportistica.

Il trattamento inizia quando il cliente usa Tyllus per la prima volta e prosegue finché l'abbonamento è attivo. Dopo la cessazione, il trattamento è limitato a quanto consentito dalla sezione 12 e dalle condizioni di conservazione dell'Informativa sulla privacy.

3. Natura e finalità del trattamento

Tyllus tratta dati personali soltanto per le finalità seguenti.

• Creare e amministrare account, workspace, appartenenze e ruoli.
• Conservare, organizzare e mostrare ordini, spedizioni e i dati collegati.
• Ricevere e conservare i documenti caricati e leggerli per proporre valori da verificare al cliente.
• Inviare e-mail per conto del cliente ai suoi utenti e ai partner che indica, e raccogliere ciò che quei partner inviano.
• Consultare il contesto di monitoraggio di container e prenotazioni a partire dai numeri inseriti dal cliente.
• Calcolare costi, produrre report e scrivere registrazioni delle attività a fini di verifica.
• Fornire assistenza, esaminare i guasti, prevenire gli abusi e mantenere sicuro il servizio.
• Fatturare l'abbonamento e conservare i documenti che la fatturazione richiede.

4. Categorie di dati e interessati

Il cliente decide che cosa inserire nel proprio workspace, quindi il contenuto varia. Nell'uso ordinario vale quanto segue.

5. Dati che non vanno inseriti in Tyllus

Tyllus non richiede e non è progettato per conservare categorie particolari di dati personali ai sensi dell'articolo 9 del GDPR, dati relativi a condanne penali, numeri di carta di pagamento, immagini di documenti di identità che non facciano parte di un fascicolo doganale, o dati personali di minori.

Se il cliente inserisce comunque tali dati in un workspace, lo fa sotto la propria responsabilità e deve informare Tyllus perché il trattamento possa essere valutato o i dati rimossi.

6. Di che cosa risponde il cliente

In quanto titolare, il cliente decide perché e come sono trattati i dati personali presenti nel suo workspace.

• Avere una base giuridica per i dati personali che inserisce in Tyllus, compresi i dati del personale dei suoi partner e delle persone nominate nei documenti caricati.
• Fornire ai propri interessati le informative a cui hanno diritto.
• Verificare che gli indirizzi e-mail dei partner inseriti siano corretti e che scrivere a quegli indirizzi sia appropriato.
• Gestire i propri membri, i ruoli e le uscite, revocando l'accesso quando qualcuno se ne va.
• Conservare copie proprie dei documenti che deve mantenere per obblighi doganali, contabili, fiscali o legali.
• Rispondere ai propri interessati: Tyllus assiste ma non risponde per conto del cliente.

7. Di che cosa risponde Tyllus

In quanto responsabile del trattamento, Tyllus assume i seguenti obblighi per i dati personali che tratta per conto del cliente.

• Trattare i dati personali solo su istruzioni documentate del cliente e segnalare se un'istruzione appare in contrasto con la normativa applicabile sulla protezione dei dati.
• Mantenere riservati i dati personali e vincolare alla riservatezza chi vi può accedere.
• Applicare le misure di sicurezza descritte nella sezione 10.
• Incaricare sub-responsabili solo alle condizioni della sezione 8.
• Assistere il cliente nelle richieste degli interessati, nelle valutazioni d'impatto e nelle consultazioni preventive, come descritto nella sezione 11.
• Informare il cliente senza ingiustificato ritardo dopo essere venuto a conoscenza di una violazione di dati personali che lo riguarda, con le informazioni disponibili in quel momento.
• Cancellare o restituire i dati personali alla cessazione, come descritto nella sezione 12.
• Mettere a disposizione le informazioni necessarie al cliente per dimostrare il rispetto di questi obblighi.

8. Sub-responsabili

Il cliente autorizza in via generale Tyllus a ricorrere a sub-responsabili. L’elenco aggiornato e i relativi dettagli sul trattamento sono disponibili su richiesta a Tyllus.

Tyllus impone a ciascun sub-responsabile obblighi di protezione dei dati sostanzialmente equivalenti a queste condizioni e resta pienamente responsabile verso il cliente per l'operato del sub-responsabile.

Il cliente può opporsi scrivendo a team@tyllus.com; Tyllus spiegherà il trattamento e se può essere evitato e, in mancanza di una soluzione ragionevole, il cliente potrà risolvere la parte interessata dell’abbonamento.

9. Trasferimenti internazionali

Tyllus tratta dati personali negli Stati Uniti e nell’Unione europea; i sub-responsabili possono trattarli anche in altri Paesi. Contatta Tyllus per i dettagli aggiornati sui luoghi del trattamento.

Quando dati personali protetti dal diritto dell'Unione Europea o del Regno Unito sono trasferiti verso un Paese privo di decisione di adeguatezza, Tyllus offre le Clausole Contrattuali Standard della Commissione europea e, dove si applica il UK GDPR, l'addendum britannico, come parte della copia controfirmata di queste condizioni. Per i dati personali protetti dal diritto turco, i trasferimenti avvengono su una base consentita da quel diritto e sono riportati nella stessa copia controfirmata.

Tyllus non ha svolto e non pubblica una valutazione d'impatto sui trasferimenti per ciascun sub-responsabile. Se la tua verifica ne richiede una, segnalalo prima dell'acquisto.

10. Misure di sicurezza

Le misure tecniche e organizzative adottate sono descritte per esteso nella pagina sulla sicurezza e riassunte qui.

• Cifratura del traffico in transito e cifratura dei dati conservati a riposo da parte della piattaforma.
• Accesso limitato al workspace e al ruolo assegnato, imposto nelle regole di archiviazione e non solo nell'interfaccia.
• Collegamenti a tempo per inviti, richieste ai partner e condivisione di file.
• Custodia delle credenziali in un servizio gestito di segreti, mai nel codice delle pagine o nei messaggi di assistenza.
• Registrazioni delle attività per accessi, caricamenti, cancellazioni e uso dei collegamenti dei partner.
• Controlli anti-abuso sulle richieste provenienti dall'applicazione web.
• Copie di sicurezza gestite dalla piattaforma per consentire il ripristino del servizio.

11. Assistenza e audit

Tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni a sua disposizione, Tyllus assiste il cliente nelle risposte alle richieste degli interessati, nelle valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati e nella consultazione preventiva di un'autorità di controllo.

Tyllus mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di queste condizioni e risponde per iscritto alle domande su sicurezza e privacy. Un questionario standard compilato non è conservato come documento fisso: le domande ricevono risposta una per una.

Tyllus non dispone di una relazione di audit da fornire in luogo di una verifica. Quando la normativa applicabile riconosce al cliente un diritto di audit, la verifica è organizzata con ragionevole preavviso scritto, non più di una volta all'anno salvo violazione o richiesta di un'autorità, in orario lavorativo, senza interrompere il servizio, in regime di riservatezza e a spese del cliente.

12. Cancellazione e restituzione alla cessazione

Finché l'abbonamento è attivo il cliente può esportare o scaricare i dati e i documenti che gli servono. Fallo prima della cessazione.

Dopo la cessazione, su richiesta scritta Tyllus cancella o restituisce i dati personali trattati per conto del cliente, salvo quando la conservazione è imposta dalla normativa applicabile o è ragionevolmente necessaria per finalità legali, contabili, di sicurezza, di controversia o di copia di sicurezza. L'Informativa sulla privacy descrive il periodo di conservazione applicabile in quel caso.

Le copie di sicurezza escono dal ciclo proprio della piattaforma cloud e non vengono cancellate elemento per elemento. I dati personali ancora presenti in una copia restano soggetti a queste condizioni finché la copia non esce dal ciclo.

13. Ordine di prevalenza e modifiche

Queste condizioni integrano le Condizioni d'uso di Tyllus. Se tra cliente e Tyllus viene sottoscritto un accordo controfirmato sul trattamento dei dati, per quel cliente il documento firmato prevale su questa pagina. In caso contrario queste condizioni e le Condizioni d'uso si applicano insieme, e le Condizioni d'uso regolano responsabilità, garanzie e risoluzione.

Tyllus può aggiornare questa pagina man mano che il prodotto e l'elenco dei sub-responsabili cambiano. La data di revisione è indicata in cima alla pagina e una modifica sostanziale viene riportata nel changelog.

14. Contatti

Scrivi a team@tyllus.com per una copia controfirmata di queste condizioni, per una richiesta di un interessato, per una domanda su sicurezza o privacy o per opporti a un sub-responsabile. Usa l'oggetto "Data processing agreement" perché la richiesta sia instradata correttamente.

Tyllus non ha nominato un responsabile della protezione dei dati e non è tenuta a farlo alla dimensione attuale. Le richieste sono gestite dal team all'indirizzo indicato sopra.

Società: Kodex Bilişim Teknolojileri Anonim Şirketi, Altınşehir Mah. 228. Sok. No:44, 16120 Nilüfer / Bursa, Türkiye.