Tyllus per i team che importano da 10 a oltre 100 container al mese

Perché il volume di container mette in crisi la gestione con Excel ed e-mail?

Un foglio di calcolo e una casella di posta reggono pochi container. Con la crescita dei volumi ogni container aggiunge le proprie e-mail al fornitore, allo spedizioniere e al doganalista, i propri documenti sparsi tra le conversazioni e la propria ETA, che cambia dopo l'ultimo aggiornamento del foglio.

Il lavoro cresce con ogni container, mentre il team resta lo stesso. Le richieste si perdono, il doganalista riceve documenti incompleti a ridosso dell'arrivo e la finanza ricostruisce a mano il costo totale all'arrivo (landed cost) quando le fatture sono già arrivate.

Come cresce Tyllus insieme al volume dei tuoi container?

Tyllus automatizza il lavoro ripetitivo di ogni spedizione, così aggiungere container non aggiunge solleciti manuali. Le spedizioni verso gli Stati Uniti seguono un flusso di importazione in 11 passaggi (quelle verso il Messico saltano il passaggio ISF) e 9 degli 11 passaggi USA inviano da soli la richiesta al partner giusto.

Gli strumenti massivi fanno il resto: spedizioni e container da seguire entrano dai tuoi fogli di calcolo, mentre spedizioni, elenchi dei container seguiti, ordini e report escono in Excel o CSV.

• Richieste e solleciti: fornitore, spedizioniere o doganalista ricevono ogni richiesta in automatico, seguita da giri di sollecito finché non rispondono.
• Partner che non rispondono: se un partner resta in silenzio, Tyllus avvisa il tuo team e il passaggio attende la tua decisione; le risposte “Non ancora pronto” vengono richieste di nuovo il giorno dopo.
• Controlli documentali: il controllo dei documenti mancanti parte 5 giorni prima dell'ETA e il controllo finale dei documenti dopo l'arrivo.
• Scadenze legate all'ETA: quando l'ETA cambia, la richiesta al doganalista (7 giorni prima dell'ETA), i due controlli documentali e la richiesta della fattura dello spedizioniere si spostano con essa.
• ETA aggiornate ogni giorno: i container di 11 compagnie marittime sono seguiti in automatico e ricontrollati ogni giorno; per qualsiasi altra linea l'ETA la verifica il team Tyllus.
• Ritardi segnalati da soli: una spedizione con ETA superata e arrivo non confermato viene segnata In ritardo senza che nessuno debba accorgersene a mano.

Come lavorano insieme i team in Tyllus?

Acquisti, logistica, finanza e direzione lavorano sulla stessa scheda di spedizione invece che su fogli separati. Gli acquisti aprono l'ordine, la logistica gestisce la spedizione, la finanza verifica i costi ricavati dai documenti e la direzione segue l'intero portafoglio da un'unica dashboard.

• Tre ruoli: Proprietario, Admin e Membro. Gli Admin gestiscono impostazioni dello spazio di lavoro, inviti, membri e partner.
• I colleghi entrano con un invito via e-mail; gli inviti scadono dopo 7 giorni.
• Con un clic un ordine di acquisto diventa una spedizione, con fornitore, tipo di container e date già compilati.
• Ogni spedizione ha una cronologia delle attività che registra ogni variazione rilevante dell'ETA; la dashboard mostra le attività recenti di tutto lo spazio di lavoro.
• Le schede di sintesi della dashboard mostrano le spedizioni in transito, in arrivo, che richiedono attenzione e con documenti in sospeso.
• La direzione vede spesa totale, volume di container per mese e analisi per partner e per rotta commerciale nella pagina Report.

Come partecipano i partner senza un account?

Fornitori, spedizionieri e doganalisti non hanno mai bisogno di un account Tyllus. Ogni richiesta arriva via e-mail con un collegamento sicuro legato a una spedizione e a una richiesta, così il partner conferma una data, carica un documento o segnala un ritardo in un solo passaggio.

Le aziende partner possono avere gruppi, con un destinatario principale e colleghi in copia, perché le persone giuste di un grande spedizioniere o di uno studio doganale vedano ogni richiesta.

• I fornitori indicano la data di merce pronta, confermano il caricamento del container e caricano i documenti di spedizione.
• Gli spedizionieri confermano la prenotazione, inviano i numeri della polizza di carico master e dei container, confermano l'arrivo o segnalano un ritardo con il motivo e caricano la propria fattura.
• I doganalisti confermano la presentazione dell'ISF e lo stato dello sdoganamento: sdoganato, in corso, sospeso con motivo, non iniziato o non sdoganato. Per le importazioni in Messico confermano che il pedimento è validato e pagato e che la merce è stata svincolata.
• Da un collegamento scaduto si può chiedere un nuovo collegamento, e le e-mail automatiche si possono sospendere per la singola spedizione.

Come sono protetti i dati dello spazio di lavoro?

Ogni spazio di lavoro è privato e separato da tutti gli altri. Ogni richiesta viene verificata rispetto allo spazio di lavoro e al ruolo dell'utente collegato, e le azioni sensibili, come modificare i membri o eliminare dati, sono riservate ai ruoli autorizzati.

I dati sono cifrati in transito e a riposo, le copie di sicurezza sono gestite e ridondate e i dati dello spazio di lavoro non vengono mai venduti né pubblicati. I collegamenti per partner e condivisioni valgono per una sola richiesta o spedizione e scadono. La pagina sulla sicurezza di Tyllus descrive ogni controllo ed è disponibile un accordo sul trattamento dei dati.

In che modo “Chiedi a Tyllus AI” aiuta un team più grande?

“Chiedi a Tyllus AI” risponde a domande in linguaggio naturale su spedizioni, costi, dogana, documenti e tracciamento dei container, e per rispondere può considerare fino a 1.000 spedizioni. Un responsabile può chiedere quali spedizioni sono in ritardo o attendono ancora documenti senza preparare prima un report.

“Chiedi a Tyllus AI” legge e riassume. Non modifica i dati di sua iniziativa: ogni aggiornamento di una spedizione resta nelle mani di una persona del tuo team.

Come si avvia un team su Tyllus?

Un team può partire da solo con la registrazione in autonomia oppure iniziare con una chiamata di configurazione facoltativa di 15 minuti con il team Tyllus. Per cominciare non servono integrazioni e i partner entrano solo quando un passaggio li richiede.