Fornitori, spedizionieri e doganalisti coordinati in automatico

Quali partner coordina Tyllus?

Tyllus lavora con tre ruoli di partner: fornitore, spedizioniere e doganalista. Ogni partner è un'organizzazione con gruppi: un destinatario principale che riceve la richiesta e i colleghi in copia.

• Fornitore: preparazione del carico e documenti di spedizione.
• Spedizioniere: prenotazione, caricamento del container, MBL e numeri dei container, arrivo e fattura dello spedizioniere.
• Doganalista: deposito ISF per le spedizioni verso gli Stati Uniti e stato dello sdoganamento.

I partner hanno bisogno di un account Tyllus?

No. I partner agiscono tramite link sicuri legati a una spedizione e a una richiesta. Aprono il link dall'email, rispondono o caricano un file, e la spedizione si aggiorna; per esempio nave e viaggio arrivano direttamente dalla conferma di prenotazione dello spedizioniere.

Ogni link scade. Un partner che apre un link scaduto può chiederne uno nuovo dalla stessa pagina.

• Indicare la data di merce pronta.
• Confermare la prenotazione: data di caricamento, porto di imbarco, ETD, compagnia, numero di booking, nave, viaggio e data di ritiro.
• Confermare che il container è stato caricato.
• Confermare il deposito ISF, o indicare perché non è ancora avvenuto.
• Caricare i documenti di spedizione.
• Inviare la polizza di carico master (MBL) e i numeri dei container.
• Confermare lo stato dello sdoganamento: sdoganato, in corso, in sospeso con motivo, non iniziato o non sdoganato.
• Confermare l'arrivo, o segnalare un ritardo con un motivo come ritardo della nave, congestione portuale o meteo.
• Caricare la fattura dello spedizioniere.
• Caricare i documenti mancanti.

Quali passaggi del flusso inviano richieste ai partner?

9 degli 11 passaggi del flusso USA inviano da soli la richiesta al partner giusto. I due controlli documentali sono eseguiti da Tyllus e chiedono a chi fornisce un documento mancante di caricarlo.

Le spedizioni verso il Messico seguono lo stesso flusso ma saltano il passaggio ISF. Allo sdoganamento il doganalista conferma che il pedimento è validato e pagato e che la merce è stata rilasciata.

Che cosa succede se un partner non risponde?

Finché la richiesta è aperta, ogni passaggio invia giri di sollecito. Se il partner resta in silenzio anche dopo l'ultimo giro, Tyllus manda un avviso via email al tuo team e il passaggio attende la tua decisione invece di chiudersi da solo.

Una risposta “Non ancora pronto”, come una prenotazione ancora in attesa o una fattura non pronta, viene richiesta di nuovo il giorno dopo.

• Solleciti automatici a ogni passaggio finché la richiesta è aperta.
• Un avviso via email all'importatore quando un partner non risponde.
• Le risposte “Non ancora pronto” vengono richieste di nuovo il giorno dopo.
• Un nuovo link su richiesta quando un partner apre un link scaduto.
• I passaggi scaduti generano un invito all'azione manuale nel pannello “Richiede la tua attenzione”.

Il tuo team può intervenire o mettere in pausa le email?

Sì. Ogni passaggio ha una scheda con due azioni: Completa ora, per registrare tu la risposta, e Richiedi ora, per inviare subito la richiesta al partner senza aspettare l'orario previsto.

Le email automatiche si possono mettere in pausa per una singola spedizione, mentre le altre spedizioni continuano a procedere.

Quali email invia Tyllus?

Tyllus usa circa 45 modelli di email del flusso: richieste ai partner, solleciti, avvisi all'importatore, richieste di documenti, comunicazioni informative e avvisi di annullamento.

Le spedizioni verso il Messico usano versioni specifiche dove i passaggi cambiano, tra cui lo sdoganamento con il pedimento. Ogni richiesta contiene il proprio link sicuro, così il partner risponde direttamente dall'email senza accedere.