Coordinación automática con proveedores, agentes de carga y aduanas

¿Con qué socios coordina Tyllus?

Tyllus trabaja con tres roles de socio: proveedor, agente de carga (freight forwarder) y agente de aduanas. Cada socio es una organización con grupos: una persona responsable que recibe la solicitud y colegas en copia.

• Proveedor: preparación de la carga y documentos de embarque.
• Agente de carga: reserva, carga del contenedor, MBL y números de contenedor, llegada y factura del agente de carga.
• Agente de aduanas: presentación del ISF en envíos a EE. UU. y estado del despacho aduanero.

¿Los socios necesitan una cuenta de Tyllus?

No. Los socios actúan mediante enlaces seguros ligados a un envío y a una solicitud. Abren el enlace desde el correo, responden o suben un archivo, y el envío se actualiza; por ejemplo, el buque y el viaje llegan directamente de la confirmación de reserva del agente de carga.

Cada enlace caduca. Un socio que abre un enlace caducado puede pedir uno nuevo desde la misma página.

• Indicar la fecha de carga lista.
• Confirmar la reserva: fecha de carga, puerto de carga, ETD, naviera, número de booking, buque, viaje y fecha de recogida.
• Confirmar que el contenedor está cargado.
• Confirmar la presentación del ISF, o indicar por qué aún no se presenta.
• Subir los documentos de embarque.
• Enviar el conocimiento de embarque master (MBL) y los números de contenedor.
• Confirmar el estado del despacho: despachado, en proceso, retenido con motivo, no iniciado o no despachado.
• Confirmar la llegada, o informar un retraso con un motivo como retraso del buque, congestión portuaria o clima.
• Subir la factura del agente de carga.
• Subir documentos faltantes.

¿Qué pasos del flujo envían solicitudes a los socios?

9 de los 11 pasos del flujo de EE. UU. envían automáticamente la solicitud al socio correcto. Las dos revisiones de documentos las ejecuta Tyllus y piden a quien aporta cada documento faltante que lo suba.

Los envíos a México siguen el mismo flujo pero omiten el paso del ISF. En el despacho aduanero, el agente de aduanas confirma que el pedimento está validado y pagado y que la mercancía fue liberada.

¿Qué pasa si un socio no responde?

Mientras la solicitud sigue abierta, cada paso envía rondas de seguimiento. Si el socio no contesta después de la última ronda, Tyllus envía un aviso por correo a tu equipo y el paso espera tu decisión en lugar de cerrarse solo.

Una respuesta “Aún no está listo”, como una reserva todavía pendiente o una factura no lista, se vuelve a pedir al día siguiente.

• Rondas automáticas de seguimiento en cada paso mientras la solicitud está abierta.
• Un correo de aviso al importador cuando un socio no contesta.
• Las respuestas “Aún no está listo” se vuelven a pedir al día siguiente.
• Un enlace nuevo a pedido cuando un socio abre uno caducado.
• Los pasos vencidos generan un aviso de acción manual en el panel “Requiere tu atención”.

¿Tu equipo puede intervenir o pausar los correos?

Sí. Cada paso tiene una tarjeta con dos acciones: Completar ahora, para registrar tú la respuesta, y Solicitar ahora, para enviar la solicitud al socio de inmediato sin esperar la hora programada.

Los correos automáticos se pueden pausar para un solo envío mientras el resto de tus envíos sigue avanzando.

¿Qué correos envía Tyllus?

Tyllus usa unas 45 plantillas de correo del flujo: solicitudes a socios, recordatorios, avisos al importador, solicitudes de documentos, avisos informativos y avisos de cancelación.

Los envíos a México usan versiones propias donde los pasos cambian, entre ellas el despacho aduanero con el pedimento. Cada solicitud lleva su propio enlace seguro, así el socio responde directamente desde el correo sin iniciar sesión.